Nos 7 conseils pour bien préparer votre assemblée générale de copropriété en visioconférence

La crise sanitaire actuelle a fortement perturbé la gestion des copropriétés. Afin de permettre à ces dernières de s'adapter, le gouvernement autorise par ordonnance, le déroulement des assemblées générales en visioconférence du 1er Juin au 31 janvier 2021 sans vote préalable.

Une pratique nouvelle pour beaucoup de copropriétaires qui implique quelques changements ! Découvrez nos 7 conseils pratiques pour bien préparer votre assemblée générale de copropriété à distance.

1) Fixer la date et l'horaire de rendez-vous

Pour préparer au mieux votre assemblée générale en visioconférence, le syndic devra dans un premier temps s'assurer de la disponibilité des membres du conseil syndical et copropriétaires pour ce rendez-vous annuel 100% en ligne.

Il conviendra donc de choisir une date et un horaire fixe qui convienne aux interlocuteurs concernés du conseil syndical et syndic ainsi qu'aux copropriétaires. Afin de pouvoir établir efficacement votre calendrier et prévoir votre assemblée générale à distance, vous pourrez opter pour des outils tels que Doodle qui vous permettront de consulter en amont les participants et avoir un aperçu des disponibilités de chacun.

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2) Choisir le bon outil de conférence en ligne

Pour tenir cette assemblée générale dans de bonnes conditions, et respecter les quelques conditions établies par l'ordonnance, il vous faut choisir la plateforme de connexion adaptée.

Si vous êtes copropriétaire, vous pourrez dans un premier temps vous rapprocher de votre syndic qui vous conseillera les outils les mieux adaptés compte tenu de votre copropriété et à des tarifs avantageux. Sinon, vous regarderez ensemble les besoins pour assurer une réunion efficace et optimiser l'expérience des participants.

Photo by Mika Baumeister / Unsplash

Voici quelques conseils pour le choix de votre plateforme de connexion en ligne :

  • Choisissez un outil adapté au nombre de participants qui permette la retransmission en direct des délibérations et assure une bonne qualité visuelle et sonore. Il devra également permettre l'identification des participants.
  • Préférez une plateforme qui puisse garantir un échange interactif avec la présence d'un chat intégré. Chaque participant pourra alors intervenir si nécessaire et poser ses questions en direct.
  • Assurez-vous que les conditions techniques puissent répondre aux conditions de vote et assurer la bonne transmission des voix électroniques.

De nombreux outils de visio et d'audioconférence existent sur le marché. Voici quelques outils gratuits, simples et efficaces qui pourraient vous convenir :

+ plateforme gratuite permettant des appels video comptant jusqu'à 100 participants, comporte plusieurs fonctionnalités (visioconférence, webconférence, audioconférence, messagerie instantanée, enregistrement et streaming)

-design de l'application

+ outil entièrement gratuit et simple d'utilisation

-Plateforme moins adaptée aux visioconférences comptant plusieurs utilisateurs

+ la qualité vidéo et la vue en mosaïque pouvant accueillir jusquà 16 personnes sur un seul écran

-Les bloqueurs de popups à désactiver

+ Réunit plusieurs fonctionnalités telles que la voix, la vidéo, la messagerie instantanée et le partage de contenu

-Pas d'essai gratuit possible

+ Outil intégré dans Office 365 donc n'induit pas de frais supplémentaires

-Il faut être de préférence familier avec l'environnement Microsoft Office 365 pour pouvoir se servir de l'ensemble des fonctionnalités avec efficacité.

? Astuce : Afin de rappeler l'évènement à chaque intervenant de l'assemblée générale en visio, vous pourrez opter pour un rappel de connexion automatique un jour avant puis 15 minutes avant.

3)  Prévoir la liste des participants et les décisions à voter

Pour une préparation optimale de votre assemblée générale à distance, assurez-vous de connaître la liste des intervenants parmi les copropriétaires, le syndic et les membres du conseil syndical.

Une assemblée générale est composée du syndic, des membres du conseil syndical et de l'ensemble des copropriétaires, qui en cas d'absence pourront demander à être représentés par un mandataire.

? Par dérogation aux dispositions du troisième alinéa du I de l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, et jusqu'au 31 janvier 2021, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires.

Au cours de l'assemblée générale à distance, les membres suivants seront élus par vote des copropriétaires à majorité simple :

  • Le Président de séance dont le rôle sera de présider l'assemblée générale, signer la feuille de présence puis le procès-verbal sous une durée de huit jours après la tenue de l'assemblée générale à distance.
  • Le Secrétaire de séance qui établira le procès-verbal de l'assemblée et précisera les règles du vote électronique.
  • Les scrutateurs dont la mission est de dépouiller les votes, en comptant le nombre de voix émises pour et contre les résolutions adoptées ainsi que les abstentions.

Enfin, établir la liste des principaux sujets et décisions qui seront votés au cours de l'assemblée générale vous permettra de préparer en amont le déroulement de votre rendez-vous 100% en ligne. Tous ces éléments devront être par ailleurs précisés lors de l'ordre du jour et par le syndic aux copropriétaires dans l'invitation et la plateforme logicielle fournies aux copropriétaires.

Photo by Chris Montgomery / Unsplash

4) Prévoir les conditions de vote au préalable

Lors d'une assemblée générale à distance, chaque copropriétaire devra voter par voie électronique grâce à une plateforme de vote à distance intégrée sur smartphone, tablette ou bien ordinateur.

Depuis le décret n° 2019-650 adopté par le gouvernement le 27 juin 2019, les copropriétaires ne pouvant pas être présents pourront voter par correspondance avant la tenue de l'assemblée générale, au moyen d'un formulaire.

Pour une gestion plus efficace du vote à distance le jour J, établissez en amont informatiquement les poids de votes détenus pour chaque copropriétaire ou mandataire en fonction des tantièmes et clés de répartition qui devront figurer sur la feuille de présence et dans la plateforme logicielle fournie par le syndic.

Celle-ci devra respecter les conditions de vote suivantes :

  • La vérification en ligne de l’identité de chaque participant par le biais d’un système d’émargement digital
  • Le déroulement à l’écran en direct des résolutions à voter
  • Une transmission effective des voix pendant le vote électronique
  • Garantir confidentialité, précision et fiabilité dans le comptage des voix
  • Annoncer les résultats obtenus en direct et assurer une retransmission continue et simultanée des délibérations

Plusieurs plateformes de vote à distance existent à ce jour. En voici quelques exemples:  easyQuorum, Mediavote, Agimmo

Vous pourrez également vous rapprocher de votre syndic qui pourra vous proposer une solution logicielle complète.

5) Etablir les règles de la réunion pour les prises de parole et les séances questions-réponses

Tout comme les réunions familiales, l'assemblée générale peut durer plusieurs heures, on y débat, chacun défend son point de vue, argumente .... Sauf qu'à distance tout est différent !

Pour que chacun puisse s'exprimer sur tous les sujets et que les temps de parole soient correctement répartis, vous pouvez prévoir quelques règles simples de prises de parole. Ces précisions devront être inscrites à l'ordre du jour.

D'après la loi relative aux copropriétés, chaque participant a le droit de prendre la parole au cours de l'assemblée générale. Les copropriétaires pourront intervenir lors des séances de questions-réponses avant le vote de chaque résolution, puis lors du débat portant sur les opérations et travaux à mener dans l'année à venir ainsi que les points remontés au syndic par les copropriétaires.

Voici quelques conseils simples pour pouvoir gérer simplement les temps de prise de parole de chacun.

  • En début de séance, le Président devra rappeler le déroulement de l'assemblée générale ainsi que les règles de prises de parole des différents intervenants et participants conformément à l'ordre du jour.
  • Au cours de l'assemblée générale, chaque intervenant pourra poser ses questions en direct sur le chat présent sur la plateforme de conférence fournie par le syndic. Les interlocuteurs concernés pourront y répondre oralement.
Exemple de chat intégré sur Zoom
  • Respecter les temps de parole de chacun. L'arbitrage devra être effectué en direct par le Président et le secrétaire de séance.
  • Lors du débat portant sur les résolutions à voter puis les opérations à mener dans l'année à venir, chaque copropriétaire ou mandataire pourra à tour de rôle prendre la parole et poser ses questions. Attendre son tour est donc la méthode la plus efficace !

6) Indiquer les informations relatives à la connexion dans l'invitation par mail ou courrier.

Le syndic devra envoyer par courrier recommandé une invitation aux copropriétaires au minimum 21 jours avant l'assemblée générale de copropriété par lettre recommandée avec avis de réception ou électronique, en y précisant les points suivants :

  • L'horaire et la date du rendez-vous en ligne
  • Aucun lieu de réunion ne devra alors être indiqué dans l'invitation, l'assemblée générale étant dématérialisée.
  • L'outil de communication électronique choisi. La convocation doit également noter le recours à la visioconférence, l’audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique en précisant l’outil choisi.
  • L'ordre du jour, qui précisera chacune des questions soumises à la délibération de l'AG. Chaque question devra être rédigée sans équivoque et faire l'objet d'un vote séparé. Seules les résolutions prévues dans l'ordre du jour pourront être votées le jour de l'assemblée générale.
  • Les modalités pour consulter les justificatifs des charges de copropriété avant la tenue de l’AG
  • Les pièces permettant aux copropriétaires d’apprécier la portée des décisions qui seront prises (projet de contrats et devis pour les travaux à voter, contrat de syndic, état financier du syndicat de copropriété, budget prévisionnel etc.)

Pour les assemblées générales déjà été préalablement convoquées pour un rendez-vous physique, le syndic pourra informer les copropriétaires de la tenue d'une assemblée générale dématérialisée au moins 15 jours avant par tout moyen permettant d’établir avec certitude la bonne réception de cette information.

? Pour toutes les personnes ne pouvant pas être présentes à l'AG en visio, le vote par correspondance en amont est autorisé. La convocation doit préciser ce recours

7) Arriver en avance pour gérer les éventuels problèmes de connexion

Ça y est tout est prêt pour votre première Assemblée Générale 100 % en ligne.

Comme pour toute nouveauté, il peut arriver que des problèmes mineurs arrivent. Prévoyez donc de vous connecter 15 minutes avant le début de l'Assemblée Générale à distance afin de pouvoir régler les détails techniques de connexion si besoin ou d'aider les copropriétaires qui ne parviennent pas à se connecter.

Partagez-nous vos expériences d'assemblée générale à distance par ici ?

Bonne assemblée générale !

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Sixtine C.

Sixtine C.